Fit für die Zukunft durch agiles und hybrides Projektmanagement

Ihr Projekt reagiert nur sehr langsam auf Veränderungen oder verfolgt einen Plan, der bereits überholt ist? Die Konkurrenz scheint viel flexibler auf die Kundenanforderungen zu reagieren? In Ihren bisherigen Projekten ging es bisher eher um Dokumentation und Politik, als um Ergebnisse? Falls Ihnen das bekannt vorkommt, sollten sie sich mit alternativen Projektmanagement-Ansätzen befassen. Insbesondere die Informations- und Telekommunikationstechnologie-Branche ist hier bereits Vorreiter und setzt auf agiles bzw. hybrides Projektmanagement. Häufig ist bei Projekten dieser Branche der Scope anfangs unscharf definiert und es besteht ein hoher Druck, das Produkt bzw. die Dienstleistung zeitnah auf den Markt zu bringen.

Agiles Projektmanagement stellt das klassische Projektmanagement auf den Kopf

Bei agilem Projektmanagement geht es insbesondere um Flexibilität statt zeitraubender Dokumentation und starrer Regeln. Dem Projektteam werden weitreichende Freiheiten und Eigenverantwortlichkeit eingeräumt, die Kommunikation im Team erfolgt täglich und der Projektfortschritt ist stets transparent. Konfliktpotenzial mit dem klassischen Projektmanagement besteht vor allem darin, dass es nicht die typische zentrale Projektleiterrolle mit Führungsfunktion gibt, sondern der Projektleiter bei agilem Projektmanagement eher eine moderierende Funktion innehat. Ein weit verbreiteter Ansatz des agilen Projektmanagements ist beispielsweise Scrum.

Hybrides Projektmanagement bildet die Brücke zwischen klassischem und agilem Projektmanagement

Der hybride Projektmanagement-Ansatz nutzt die Aufbau- und Ablauforganisation des klassischen Projektmanagements und bedient sich in einzelnen Teilprojekten an agilem Projektmanagement – zusätzlich werden neue Schnittstellen und Berichtswege geschaffen, um die Kommunikation in Einklang zu bringen. Das bedeutet im Detail beispielsweise, dass Stakeholder des Projekts an Sprint-Reviews aus der agilen Welt teilnehmen und Scrum Master und Product Owner an klassischen Statusmeetings teilnehmen sollten.

Chancen und Herausforderungen des agilen / hybriden Ansatzes

Der Einsatz von agilen oder hybriden Projektmanagement-Ansätzen kann zahlreiche positive Auswirkungen haben. So lassen sich häufig gesteigerte Mitarbeitermotivation, Kundenorientierung, Transparenz, Termintreue und Effizienz feststellen. Insbesondere wenn der Scope des Projektes noch unscharf ist, der Zeit- und Budgetrahmen jedoch eher fix ist, kann es sehr sinnvoll sein, einen agilen Ansatz zu integrieren bzw. zu wählen. Konfliktpotenzial bei diesen Ansätzen entsteht vorwiegend bei Aufeinandertreffen der unterschiedlichen Projektkulturen. Hier sollte der Projektleiter in der Lage sein, Vertrauen zu schaffen und Missverständnisse abzubauen. Eine zielgerichtete Kompetenzentwicklung des Projektleiters ist aus diesem Grund empfehlenswert. In stark reglementierten und konservativen Unternehmensumfeldern ist eine Integration von agilen Ansätzen nur schwer durchsetzbar. Um agiles bzw. hybrides Projektmanagement einzuführen, bedarf es dem u.a. den Willen zu kontinuierlichen Veränderungen, der Offenheit für Prozessverbesserungen und der Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen. Wichtigster Erfolgsfaktor ist jedoch, dass die Kultur des Unternehmens zu der Kultur des agilen / hybriden Projektmanagements passt.

Wenn Sie sich für agiles und hybrides Projektmanagement interessieren und das Potenzial erkennen, fangen Sie doch gleich damit an, einige agile Methoden in Ihr klassisches Projektmanagement zu integrieren.

• Kanban Board: Macht sichtbar, welche Tasks in Zukunft anstehen, welche in Bearbeitung sind und welche bereits abgeschlossen sind. Das Kanban Board ist für alle Team-Mitglieder zu jeder Zeit einsehbar. Wichtig ist dabei, dass nicht zu viele Karten in Bearbeitung sind. Tools zur Erstellung eines Kanban Boards sind z.B. Trello / Jira / Klassisches Whiteboard

• Stand-up Meeting: Täglich stattfindendes, kurzes Meeting, bei dem jedes Projektmitglied kurz berichtet, was am Vortag bearbeitet wurde, was heute ansteht und was ggf. bei der Arbeit behindert. Der Projektleiter fungiert als Problemlöser und hat einen tiefen Einblick, in welchem Status sich das Projekt befindet.