Kundenbericht

Zukunftsfähiges CRM-System durch Migration auf ADITO 2020

Der Kunde im Mittelpunkt: Das Credo einer guten und konsistenten Customer Experience wird immer mehr zum zentralen Erfolgsfaktor für Unternehmen. Um die neuesten Funktionalitäten ihres ADITO CRMs nutzen zu können, haben wir einen unserer Kunden aus dem IT-Umfeld bei der Migration von ADITO 4.6 auf ADITO 2020 unterstützt.

In ADITO, IT, xRM

Challenge

Wartungsende von ADITO 4.6 naht

Softwarehersteller für CRM-Systeme, wie z.B. ADITO, entwickeln ihre Lösungen kontinuierlich weiter, um sie mit neuen Funktionalitäten auszustatten. Ende 2018 stand für ADITO und seine Kunden ein großer Meilenstein an. Mit der Ankündigung einer neuen und modernen ADITO-Version und dem damit einhergehenden Wartungsende der Version 4.6 zum Ende 2021 war klar, dass allen ADITO-Kunden in den nächsten Jahren eine größere CRM Migration bevorstand.

Zu den ADITO-Kunden, die ihr CRM-System zum damaligen Zeitpunkt auf der Version 4.6 betrieben, gehörte auch ein mittelständischer Informations- und Kommunikations-Service-Provider (ITK). Das Unternehmen aus dem Raum Rhein-Neckar wickelt über das ADITO CRM seinen gesamten Vertriebsprozess ab. Das reicht von der Erstellung von Angeboten über die Bereitstellung von Rechnungen bis zum Aufsetzen von Verträgen.

Im Zuge des nahenden Wartungsendes und nach Betrachtung der neuen Möglichkeiten des Software-Upgrades, entschied sich der ITK-Provider gemeinsam mit dem ADITO-Partner affinis, die Migration ihres CRM-Systems auf die neue ADITO Version 2020 anzugehen.

CRM-System mit vielen kundenspezifischen Anpassungen

Eine besondere Herausforderung des Migrationsprojekts war der hohe Grad an Individualisierung, den das bestehende ADITO-System des Kunden aufwies. Das Alt-System wurde mit zahlreichen Eigenentwicklungen genutzt, um den komplexen Vertriebsprozess abzubilden. Im Rahmen der CRM Migration sollten die benötigten Funktionen nach Möglichkeit über den ADITO-Standard abgebildet werden. Dadurch lässt sich die Individualisierung auf ein Minimum reduzieren.

Da die bestehende ADITO-Lösung ein zentrales Werkzeug für das operative Geschäft des mittelständischen Dienstleisters darstellt und von strategischer Relevanz ist, wurde der Versionswechsel als „Big-Bang“ ohne Ausfallzeiten geplant. Ziel war es, das neue System separat aufzusetzen, anzupassen und am Ende innerhalb kürzester Zeit Live zusetzen.


Umsetzung

Vom Workshop zum Go-Live von ADITO 2020

Zur Vorbereitung der Migration erfolgte im ersten Schritt eine mehrtätige, von affinis moderierte Workshopreihe. Während der Workshops haben wir die Anforderungen des Vertriebs erfasst: Welche Funktionalitäten sind aktuell im System wichtig? Was muss in die neue Version übernommen werden? Welche Abläufe lassen sich verbessern? Wo können Prozessschritte verschlankt werden?

Im Anschluss setzte affinis separat das neue CRM-System des Kunden mit ADITO 2020 auf. Die vorher definierten Anforderungen und Entwicklungen wurden agil in einem partnerschaftlichen Team, bestehend aus beiden Parteien, umgesetzt. Dadurch konnte das System nach und nach an den komplexen Vertriebsprozess des Kunden angepasst werden. Dazu gehörte einerseits die Implementierung von automatischen Übernahmen und Testschritten, um die Usability für die Nutzer zu verbessern und Rollen und Berechtigungen festzulegen. Andererseits war eine Anbindung an das Telefonsystem des Kunden, die Synchronisation mit der E-Mail-Software sowie die Einrichtung einer automatischen Erstellung von vordefinierten PDFs notwendig.

Während der Migration des CRM-Systems erfolgte ein kontinuierliches Deployment von Neuerungen auf das ADITO 2020-System. Neue Implementierungen konnten so kurzfristig durch die jeweiligen Fachabteilungen abgenommen werden, um auftretende Probleme in der Realisierung frühzeitig zu beheben.


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Integration in die Systemlandschaft über Schnittstellen

Der ITK-Provider verfügte in seinem Legacy-System über zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen. Um den Datenaustausch auch zukünftig zu gewährleisten, schlossen die Expert:innen von affinis alle notwendigen Fremdsysteme an das zukünftige CRM an. Erst danach erfolgte die Live-Setzung. Mit dem Go-Live der neuen ADITO-Version nach sechs Monaten Projektlaufzeit ging gleichzeitig die Abschaltung des ADITO 4.6-Systems und eine Migration der Daten in die Live-Umgebung einher.

adito-xrm-software

Vorteile

Intuitives und endgeräteunabhängiges CRM

Nach der CRM Migration war der Kunde direkt in der Lage, seinen gesamten Vertriebsprozess über das neue System abzuwickeln. Durch das Upgrade auf ADITO 2020 profitierte er zudem von den Vorteilen der neuen Version.

ADITO verfügt im Release 2020 über einen Webclient. Die Mitarbeitenden unseres Kunden können die Funktionalitäten ihres CRM-Systems daher auch endgeräteunabhängig (vom Gerätetyp und dem Betriebssystem) und ohne eine vorinstallierte Anwendung nutzen. Dank responsivem Webdesign passt sich der ADITO Web-Client an das jeweils benutzte Endgerät (Desktop, Tablet oder Mobile) an und ist jederzeit und an jedem Ort voll verfügbar.

User-Interface von ADITO 2020 mit Red Dot Design Award ausgezeichnet

Die Mehrwerte der CRM Migration zeigten sich auch in der neuen Gestaltung des Interfaces. IT-Systeme waren früher nicht unbedingt für ihre benutzerfreundlichen Oberflächen bekannt. In den letzten Jahren hat hierzu jedoch ein Umdenken stattgefunden. Softwarehersteller setzen vermehrt auf User-Interfaces, auf denen sich Nutzer schnell und einfach zurechtfinden.

Das Design der neuen ADITO-Version gehört zu den intuitivsten und benutzerfreundlichsten, die es zurzeit auf dem Markt gibt. ADITO wurde deshalb 2019 mit dem renommierten Red Dot Design Award in der Kategorie „Interface und User Experience Design“ ausgezeichnet. Ausschlaggebend für die positive Bewertung waren unter anderem die kurzen Ladezeiten, die personalisierbaren Dashboards, die integrierte Vorschaufunktion und die sehr hohe Individualisierbarkeit der CRM-Lösung.

„Das neue Layout ist ein großer Pluspunkt von ADITO 2020. Unsere Vertriebskolleginnen und -kollegen finden sich schnell und intuitiv im System zurecht und können die Darstellung im CRM auf Basis individueller Anforderungen anpassen.“

– Projektverantwortlicher auf Kundenseite

Für die Vertriebsmitarbeitenden ist das neue Look and Feel ihres CRM-Systems damit auch eine Arbeitserleichterung. Hinzu kommen neue Funktionalitäten, die die Mitarbeitenden nun nutzen können. Dazu gehört z.B. die intelligente Planung von Kundenbesuchen.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit während der CRM Migration zahlt sich aus

Als besonders erfolgreich erwies sich zudem die enge Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und affinis als IT-Partner. Dadurch, dass auch Inhouse-Entwickler:innen des ITK-Providers an dem Upgrade von ADITO 4.6 zu ADITO 2020 beteiligt waren, ist der Kunde befähigt, selbst Entwicklungen im System vorzunehmen. Ein positives Fazit zieht das Unternehmen auch hinsichtlich der erstmaligen Zusammenarbeit mit einem ADITO-Partner:

„Wir haben in diesem Projekt zum ersten Mal mit einem ADITO-Partner zusammengearbeitet und waren positiv überrascht. Trotz des vermeintlichen Umwegs über einen Partner wie affinis sind die Kommunikationswege sehr kurz und effizient. Neue Anforderungen und Anpassungen an unser CRM-System konnten wir innerhalb kürzester Zeit umsetzen“, so der Kunde.

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