SAP S/4HANA: Brownfield Migration bei Floragard | Teil 2

Nachdem die erste Iteration für Floragard auf dem Weg zu S/4HANA erfolgreich abgeschlossen war, sollte sich eine weitere Iteration und weitreichende und ausführliche Prüfungen im Testsystem auf S/4HANA sowie das Go-Live im Produktivsystem anschließen. Hierbei war bereits im Voraus klar, dass die Live-Schaltung des Produktivsystems die größte Herausforderung darstellen würde. Selbst nach langwierigen und tiefgreifenden Testphasen können im Nachhinein immer noch Fehler oder zu behebende Probleme auftreten, die letztendlich im Produktivsystem selbst gelöst werden müssen. Zudem galt es, alle Floragard-Mitarbeitenden so gut wie möglich auf S/4HANA vorzubereiten und zu schulen.

Diese Projektphase begann mit der erfolgreichen zweiten Iteration, die das letzte Puzzleteil der Grundlage für die anschließende Testphase bildete. Zusammen mit den Floragard-Mitarbeitenden hat unser SAP Expert:innen-Team alle relevanten Prozesse getestet und mehrfach durchlaufen, um potenzielle Fehlerquellen und Probleme zu identifizieren und unmittelbar im Testsystem zu lösen. In diesem Fall galt es, einige Anpassungen aufgrund von Kundeneigenen Programmen und -Erweiterungen vorzunehmen, sodass dem Go-Live von S/4HANA im Produktivsystem bei Floragard nichts entgegenstand. Mitte September ließ sich der große Schritt Live-Schaltung innerhalb eines Wochenendes ohne zusätzliche Down-Time in die Tat umsetzen. Aufgrund von betroffenen Drittsystemen wurden neben affinis und dem Kunden auch weitere Partner innerhalb der Live-Umsetzung eingebunden und koordiniert.

Doch auch nach ausführlichen Tests und wiederholten Prüfungen treten oftmals weiterhin Problemfälle auf, die es so schnell wie möglich zu beheben gilt. Dieser Fall ist auch bei Floragard eingetroffen. In einer gemeinsamen, ganztägigen MS-Teams Sitzung, konnten die Expert:innen der affinis gemeinsam mit der IT-Leitung und Key-Usern von Floragard, Fehler identifizieren und einen Großteil der Probleme kurzfristig gemeinsam lösen. Ein, bei der Migration der Bilanzdaten aufgetretenes Problem erwies sich als komplexer, konnte aber durch die Bereitstellung eines OSS-Hinweises des SAP-Supports gelöst werden.

Während des gesamten Prozesses fanden bereits Schulungen und Workshops statt, um die Floragard-Mitarbeitenden bestens auf S/4HANA vorzubereiten und einen reibungslosen Übergang der operativen Arbeit nach der Migration zu ermöglichen. So standen unsere Expert:innen Floragard nicht nur während der vorbereitenden Aufgaben und der Migration, sondern auch bei der Problembehebung und den Nacharbeiten stets zur Seite. Zudem konnte das affinis Entwicklungsteam Floragard bei allen Fragen und Herausforderungen mit langjähriger Erfahrung und Know-how hinsichtlich SAP und S/4HANA beratend zur Seite stehen.

Nicht viele Unternehmen sind bereits auf S/4HANA umgestiegen, womit sich Floragard als IT-Vorreiter enorme Wettbewerbsvorteile sichern kann. Bis zum Wartungsende von ERP R/3 vergeht noch etwas Zeit, aber die Floragard-Mitarbeitenden profitieren davon, bereits zum Stichtag mit S/4HANA vertraut zu sein und autonom und intuitiv mit der Software umgehen zu können. Zudem bleibt die Software weiterhin update-fähig, was hinsichtlich des baldigen Supportendes von ERP R/3 eine wichtige Komponente bildet, die zur Entscheidung für S/4HANA beigetragen hat.

Obwohl der Go-Live erst wenige Monate zuvor stattgefunden hat, berichten Mitarbeitende schon über schnellere und effizientere Prozesse im neuen S/4HANA System. So benötigen System- und Mandantenkopien nicht mehr wie zuvor ein bis zwei Tage, sondern lediglich zwei bis drei Stunden. Darüber hinaus gibt es dank der Migration auch weitere Add-ons und Funktionen, die für Floragard zukünftig in Betracht gezogen werden können. Auch der Umstieg auf die neue Oberflächentechnologie, SAP Fiori bring einige Vorteile. Um den Umstieg für die Anwender zu erleichtern, haben wir nicht die gesamte Oberfläche umgestellt, sondern haben mit einigen Apps gestartet, die einen deutlichen Mehrwert bringen. So gilt es jetzt herauszufinden, welche weiteren Chancen durch die neue Software genutzt und welche Anwendungen getestet werden sollen.

Zudem erwies sich die Partnerschaft von Floragard und affinis im gesamten S/4HANA Migrationsprojekt als effektiv und kompetent. Die langjährige Zusammenarbeit ist vor allem durch Vertrauen und das gegenseitige Kennen geprägt, was viele Prozesse vereinfacht und beschleunigt, wie auch Roger Schöning, IT-Leiter bei Floragard, beschreibt:

„affinis hat sich, wie gewohnt, als kompetenter und leistungsfähiger Partner erwiesen. Unsere Erwartungen wurden erfüllt und gerade die Kommunikation und die Reaktionsschnelligkeit auf Probleme hat uns wieder einmal gezeigt, dass wir uns auf die Expert:innen von affinis verlassen können. Wir sind sehr zufrieden mit unserer Zusammenarbeit und dem daraus entstandenen Ergebnis.“ – Roger Schöning, IT Leitung Floragard.

Mit affinis kann Floragard auf einen IT-Beratungsunternehmen zählen, das viel Expertise und Erfahrung in verschiedenen Branchen und mit unterschiedlichen Lösungen und Technologien mitbringt.

Mehr über S/4HANA und was es vor einer Einführung der Software zu beachten gilt, wird in unserem S/4HANA Readiness Check Fachartikel beschrieben, der von Projektleiter im S/4HANA Migrationsprojekt Fridjof Struck verfasst wurde.