SAP S/4HANA: Brownfield Migration bei Floragard


Floragard und affinis haben gemeinsam die erste Iteration der S/4HANA Brownfield-Migration von Floragard durchgeführt und die zweite Iteration ist schon in Arbeit. affinis steht Floragard als strategischen Partner zur Seite und übernimmt die komplette Migration von ERP R/3 auf SAP S/4HANA – vom Kick-off-Meeting über die Testphase bis hin zum Go-live. In diesem Bericht möchten wir die Herausforderungen, die Zusammenarbeit sowie den SAP S/4HANA Migrationsprozess der Floragard teilen.

„Wir hätten uns für unseren erfolgreichen Wechsel auf S/4HANA keinen besseren Partner als affinis an unserer Seite vorstellen können“ – Roger Schöning, IT Leitung Floragard.

Die Herausforderung von Floragard: Modernisierung der IT- und Systemlandschaft

Die Floragard Vertriebs-GmbH (früher Torfstreuverband) entwickelt und vertreibt seit 1919 Blumenerden und Substrate für Hobby-Gärtner und den Produktionsgartenbau. Dabei exportiert das Unternehmen weltweit in mehr als 85 Länder. Floragard und affinis arbeiten schon seit mehr als elf Jahren Hand in Hand im Bereich SAP. Wie viele andere Unternehmen nutzt Floragard das ERP-System R/3 von SAP für die Abbildung der eigenen Business Prozesse. Angesichts des näherrückenden Supportendes für R/3 beschäftigte sich der Kunde mit der Möglichkeit, seine Systeme bis 2027 zu SAP S/4HANA zu migrieren.

Floragard stand vor der Herausforderung, die eigene IT-Infrastruktur und Systemlandschaft zeitnah zu modernisieren, da die bisher verwendete Hardware das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hatte. Gleichzeitig musste die Entscheidung getroffen werden, entweder die bislang eingesetzte Software zu ändern, um weiterhin das ERP-System nutzen zu können oder die IT-Infrastruktur und Systemlandschaft anzupassen, um einen Wechsel auf SAP S/4HANA zu ermöglichen. Den Beschluss, sich für S/4HANA und die neue IT-Infrastruktur zu entscheiden, wurde anhand mehrerer strategischen Faktoren getroffen.

Einer davon war, sich mit einer erfolgreichen S/4HANA Migration als technologischer Führer im Markt zu positionieren. So wollte Floragard die Chance nutzen, das S/4-System frühzeitig kennenzulernen und damit zu arbeiten, bevor der Markt gesättigt ist und die Beratungs-Kapazitäten für S/4 ausgeschöpft sind. Eine SAP S/4HANA Migration zum aktuellen Zeitpunkt durchzuführen, wirkt sich sowohl auf die Qualität als auch den Preis eines solchen Projekts aus: Wenn kurz vor dem Stichjahr 2027 die meisten Unternehmen mit der Migration beschäftigt sind, ist Floragard bereits live und schon eingängig mit dem S/4HANA System vertraut.

Floragard Logo SAP S4HANA Migration

SAP S/4HANA: Der Weg von R/3 zum neuen System

Bei einer S/4HANA Migration geht es nicht nur darum, Daten von einem System auf das nächste System zu übertragen, sondern vor allem darum, bestimmte Geschäftsprozesse anzupassen sowie Änderungen und Neuerungen im System umzusetzen. Prozesse, die in einem R/3 System funktionieren, können nicht immer eins zu eins in einem SAP S/4HANA System umgesetzt werden. Prozesse müssen neu- oder umüberlegt werden, bevor eine Migration überhaupt stattfinden kann.

Bei Floragard soll das komplette System, mit allen Daten und Business Prozessen, auf S/4HANA migriert werden. Dabei handelt es sich um Daten, die über zehn Jahre hinweg angesammelt wurden. Wie wichtig es ist, Geschäftsprozesse richtig zu migrieren und mit den Daten zu verknüpfen, ist nicht zu unterschätzen. Die angesammelten Daten auf den neusten Stand der Technik zu bringen und neue Business Prozesse zu integrieren, resultiert für Floragard in einem deutlichen Mehrwert.

Im Zuge der SAP S/4 HANA Migration wurden auch das neue Hauptbuch (FI-GL) und die neue Anlagenbuchhaltung (FI-AA) eingeführt. Durch die hieraus resultierende vereinfachte Datenhaltung profitiert Floragard von einer erhöhten Transparenz und verbesserten Prozessen. Ein Beispiel hierfür ist der neue Kreditlimit-Workflow basierend auf dem SAP CreditManagement, der einen vorher größtenteils manuellen Prozess weitestgehend digitalisiert.

Um erfolgreich so ein komplexes System zu nutzen, müssen die betroffenen Mitarbeitenden lernen, mit dem System umzugehen. Teil der engen Zusammenarbeit mit Floragard ist es daher, die Mitarbeitenden des Kunden auf S/4HANA von Beginn an zu schulen, um so die Akzeptanz des neuen ERP-Systems zu gewährleisten.

Während der gesamten SAP S/4HANA Migration steht affinis Floragard sowohl beratend als auch operationell zur Seite. Eine Brownfield-Migration durchzuführen, setzt Planung, ein großes Verständnis der existierenden Systeme sowie ein klares Ziel voraus. Im Gegensatz zu einer Greenfield-Migration, bei der alle Systeme neu gedacht und aufgesetzt werden müssen, ist beim Browfield-Ansatz schon viel vorhanden, was dementsprechend transformiert werden muss.

Die Migration auf das S/4HANA System erfolgt in mehreren Iterationen, um einen planbaren Ablauf der Produktivsetzung sicherzustellen. Die erste Iteration wurde zum 30. Juni 2021. abgeschlossen. Hierzu wurde das produktive System auf eine Sandbox kopiert. Diese Sandbox wurde auf SAP S/4HANA migriert und alle erforderlichen Nacharbeiten in Transporten gesichert. In der zweiten Iteration werden diese Transporte nun auf eine neue Kopie des produktiven Systems eingespielt. Diese Iteration ist eine Generalprobe für die Produktivsetzung. Nach Einspielen der Transporte sind alle nötigen Geschäftsprozesse verfügbar und das System kann vollumfänglich getestet werden. Zur Produktivsetzung werden, die aus der ersten und zweiten Iteration gesammelten Transporte, auf das produktive System eingespielt. Ziel der Iterationen ist es, die Produktivsetzung an einem Wochenende zu gewährleisten.

Der erste Schritt der SAP S/4HANA Migration ist somit bereits abgeschlossen. In diesem ersten Teil des Projektes lag der Fokus auf der Beratung, Umsetzung, dem Customizing und dem Testing. Der zweite Teil des Projektes wird sich stärker auf das „normale“ Applikationsmanagement fokussieren sowie auf die weitere SAP-Basis Betreuung und Unterstützung.

Die Migration sowie das Testing im S/4-System, auf Basis des eigenen Produktionssystems, sind bereits durchgeführt worden. Floragard besitzt damit bereit ein funktionsfähiges SAP S/4HANA System, das zeitnah live gehen kann. Das Go-Live findet in den kommenden Wochen statt und affinis wird natürlich auch über diese Projektphase sowie den erbrachten Business Impact von S/4HANA bei Floragard berichten.

Die Zusammenarbeit zwischen Floragard und affinis

Seit elf Jahren arbeiten affinis und Floragard partnerschaftlich zusammen. Diese lange Zusammenarbeit erwies sich als Vorteil bei der S/4HANA-Migration, da den affinis-Expert:innen die Systeme des Kunden bereits bekannt und vertraut waren. Nicht nur die professionelle Nähe war vom Vorteil, sondern auch die geografische Nähe zwischen Floragard und affinis, da während der Pandemie Termine und System-Schulungen mit Abstand wahrgenommen werden konnten.

Wenn Sie Interesse daran haben über ein S/4HANA Projekt zu sprechen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf – unsere S/4HANA Spezialisten freuen sich auf Ihre Fragen.


Technologie
SAP