#MannschaftsMittwoch mit People Administration Managerin Simone

Wie lange bist Du schon bei affinis und wie hast du den Weg hierher gefunden?

Ich habe im Februar 2019 angefangen und bin somit schon 2 1/2 Jahre bei affinis tätig. Vorab habe ich schon lange im Personalwesen gearbeitet, bestimmt 12 Jahre in der Personaldienstleistung. Dabei habe ich sowohl Kaufleute als auch IT-ler an unsere Kunden vermittelt. Auch hatte ich dort meinen ersten Berührungspunkt mit affinis (damals noch PTS), welche auch ein Kunde des Unternehmens war, bei dem ich gearbeitet habe.

2015 bin ich Mutter geworden und nach der Elternzeit wollte ich Beruf und Familie besser vereinbaren können. Daher habe mich entschlossen nicht mehr im Bereich Recruiting zu arbeiten, sondern mich mehr mit dem administrativen Schwerpunkt des Personalwesens zu beschäftigen. Als ich damals auf der Suche nach einer neuen Herausforderung war, sah ich die Stellenausschreibung von affinis und bewarb mich auf die Stelle in Teilzeit.

Der Bewerbungsprozess war echt schnell und angenehm! Es war ein sehr offenes und nettes Vorstellungsgespräch. Es war super locker und ich weiß noch, dass ich mit meinem Business Outfit total overdressed war (lacht), weil meine Gesprächspartnerinnen eher leger angezogen waren. Mit der Zusage und dem Vertrag lief auch alles super und schnell. Der Job bringt mir weiterhin viel Spaß und die Flexibilität, die ich in meinem Arbeitsalltag habe, ermöglicht es mir die Balance zwischen Beruf und Familie zu bewahren, was ich wirklich sehr schätze!

Wie sieht Deine Arbeit bei affinis aus?

Mein größter Schwerpunkt liegt beim Onboarding. Das heißt immer, wenn neue Mitarbeiter:innen bei affinis anfangen oder um genauer zu sein, wenn unser Recruiter Aleks mir sagt, dass ein Kandidat oder eine Kandidatin zugesagt hat, dann komme ich ins Spiel. Ich bekomme als erstes die Daten übermittelt, erstelle den Grundvertrag, schaue, dass dieser von allen Parteien unterzeichnet wird, lege alle neuen Mitarbeitenden in unseren Systemen an (z.B. bei HRWorks, SAP etc.), bestelle das IT-Equipment, plane die ersten Tage und insbesondere den ersten Tag mit IT-Übergabe, Location Führung etc. Ich kümmere mich um alles, so dass unsere neuen Mitarbeitenden am ersten Tag direkt starten können.

Onboarding ist im Alltag mein Schwerpunkt, aber ich kümmere mich auch um andere Themen wie beispielsweise die Erstellung von Arbeitszeugnissen. Ich schreibe Zeugnisse für Mitarbeitende, die uns verlassen oder wenn jemand ein Zwischenzeugnis möchte. Mittlerweile habe ich dabei etwas Unterstützung von unserer Werkstudentin Toni. Seit letztem Jahr vertrete ich ab und zu auch meine Kollegin Katja bei den Gehaltsabrechnungen: ich bereite alles für unseren Steuerberater vor und schaue, dass die Gehälter rechtzeitig überwiesen werden.

Ich bin auch über die Zeit stärker in die Mitarbeiterbetreuung einbezogen geworden. Dieser Teil meiner Arbeit ist sehr vielfältig und beinhaltet verschiedene Themen. Beispielsweise bin ich die Person, auf die man zukommen kann, um jede mögliche Art von Bescheinigung zu bekommen oder auch, wenn man sich bei Qualitrain (unserem Sportanbieter) anmelden möchte.

Seit Mitte 2019 habe ich jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bei uns mindestens einmal „auf dem Tisch gehabt“ – zumindest ihre Unterlagen (lacht). Ich versuche auch immer alle Kolleg:innen persönlich kennenzulernen. Leider war das in den letzten Monaten aufgrund von Corona nicht immer einfach, aber ich freue mich schon, wenn das wieder anders ist.

Was macht Dir bei der Arbeit am meisten Spaß?

Die Vielfältigkeit bringt mir am meisten Spaß. Ich bin Reiterin und manchmal fühlt es sich an, als ob ich 10 Zügel gleichzeitig halten würde, weil ich an relativ vielen Themen parallel arbeite oder mehrere Kolleg:innen gleichzeitig „behandle“, besonders beim Onboarding. Man muss wirklich schauen, dass alles zum richtigen Zeitpunkt gemacht wird und nichts verloren geht, aber das ist etwas, was mir gefällt. Sowohl die Komplexität als auch das ich immer Neues dazu lernen kann gefällt mir besonders.

Und natürlich auch die Arbeit mit meinem Team! Ich habe wirklich unglaublich nette Kolleg:innen. Mir ist der Austausch mit meinem Team besonders wichtig, auch weil wir sehr vertrauliche Themen bearbeiten und vieles nur innerhalb unseres Teams besprochen werden darf. Deshalb ist es mir umso wichtiger, dass ich mich mit meinem Team sowohl persönlich als auch professionell so gut austauschen kann.

Wenn Du Dein Leben mit einem Film(Titel) beschreiben müsstest, welcher wäre das?

Ich bin schon seit Ewigkeiten Reiterin und habe mein jetziges Pferd auch schon 17 Jahre, von daher ist es auch ein Pferdetitel (lacht). Der Film ist etwas älter und heißt „Hidalgo“. Es geht um einen amerikanischen Cowboy, der sich einen wilden Mustang als Reitpferd zähmt, mit ihm zu einem eingeschweißten Team zusammenwächst und in der arabischen Wüste an dem härtesten Pferderennen der Welt teilnimmt. An diesem Rennen nehmen alle Scheiche mit ihren arabischen Hochleistungspferde teil und er ist mit seinem wilden Mustang natürlich ein totaler Außenseiter, aber – Achtung: Spoiler – meistert dieses Rennen.

Die Quintessenz des Films ist: Es geht um Vertrauen, darum sich durchbeißen, sich nicht unterkriegen zu lassen und, dass ein starker Zusammenhalt das Wichtigste ist, um es am Ende zu schaffen. Ganz am Ende des Films lässt er sein Pferd in Amerika auch wieder frei und schenkt ihm die Wildnis zurück.

Was das genau mit meinem Leben zu tun hat: Die Werte, die im Film so stark gezeigt werden – besonders das Vertrauen – sind auch mir besonders wichtig. Mir ist es auch, sowohl in meinem privaten als auch in meinem beruflichen Leben wichtig, nicht gleich aufzugeben, sich durchzubeißen und Durchhaltevermögen zu zeigen. Und natürlich auch die Komponente mit den Pferden (lacht)! Reiten begleitet mich schon mein Leben lang. Ich war mit neun oder zehn Jahren das erste Mal auf einem Pferd und habe seitdem nie aufgehört zu reiten.