Microsoft KI Use Cases: Dynamics 365 für intelligente Geschäftsprozesse

Die Zeiten, in denen nur Konzerne solche ERP-Systeme im Einsatz hatten, sind längst vorbei – auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) gibt es heutzutage eine Vielzahl an ERP-Lösungen. Eines der größten Technologieunternehmen – Microsoft – bietet mit Dynamics 365 Business Central ebenfalls eine Lösung für KMU an, um die Betriebsabläufe zu vernetzen und somit Prozesse zu beschleunigen und zu verbessern. Um die Qualität der Prozesse darüber hinaus zu steigern und dabei Zeit einzusparen, setzt Microsoft in ihrer ERP-Lösung Business Central bereits jetzt auf Künstliche Intelligenz. Durch die Microsoft KI erhält somit auch der Mittelstand verschiedenste Lösungen und Möglichkeiten, seine Prozesse und Entscheidungen schon heute intelligent zu gestalten. Einige Microsoft KI-Anwendungen in Business Central sowie einen Use Case zur Umsetzung in der täglichen Praxis, haben wir in unserem Blogartikel zusammengefasst.

Die Verwaltung von Forderungen und die damit einhergehende Liquidität ist für viele mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung. Business Central bietet mit der Erweiterung Late Payment Prediction eine intelligente Lösung an, um ausstehende Forderungen zu reduzieren und die Liquidität zu erhöhen. Die Erweiterung klassifiziert Kunden in verschiedene Kategorien und gibt Vorschläge zum weiteren Umgang mit den definierten Kundengruppen. Hierfür werden Verkaufsbelege des Kunden analysiert und Daten über verschiedene Belege hinweg gesammelt. So kann Business Central durch Künstliche Intelligenz vorhersagen, ob der Kunde rechtzeitig zahlt und lernt durch die wiederkehrenden Erkenntnisse. Dementsprechend können im eigenen Unternehmen Zahlungsbedingungen individuell angepasst oder Zahlungsziele verkürzt werden, wenn beispielsweise vorherzusehen ist, dass Zahlungen zu spät erfolgen würden.

Business Central bietet die Möglichkeit, durch das Hochladen eines Bildes einen kompletten KI-generierten Datensatz inklusive passender Kategorien und Attribute automatisiert für diesen Artikel zu erstellen. Hierfür wird durch die Künstliche Intelligenz das Artikelbild analysiert, Vorschläge bezüglich der Kategorien ermittelt und dem Artikel Standardattribute zugewiesen. Dies verringert nicht nur die manuelle Dateneingabe bei hunderten von Onlineshop-Produkten, sondern reduziert automatisch die Fehleranfälligkeit und erspart den Mitarbeitenden tägliche Routinearbeit.

Eine Funktion, die bereits in englischer Sprache zur Verfügung steht, ist die Erstellung von KI-generierten Produktbeschreibungen. Sind bereits Attribute und Kategorien für ein Produkt ausgewählt, erkennt die Microsoft KI diese und schreibt dank der Schnittstellen-Technologien von Azure Open AI und ChatGPT automatisch hierfür einen passenden und marketingkonformen Text. Der Microsoft Copilot bietet hierfür zusätzlich die Möglichkeit, die Ansprache des Textes – wie Formate, Tonfall und Qualität – individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Auch wenn diese Funktion im deutschen Raum noch nicht vorhanden ist, zeigt es die Möglichkeiten eines KI-gestützten ERP-Systems auf und verspricht viel für die Zukunft des Business Central in Deutschland.

Den Bestand richtig zu pflegen und die Lagerverwaltung zu kontrollieren, stellt viele Unternehmen immer noch vor eine große manuelle Aufgabe und zeitkritische Handlungsmaßnahmen. Die Business Central-Erweiterung Verkaufs- und Bestandsprognosen analysiert vergangene Daten und gibt früh Hinweise auf durchzuführende Nachbestellungen oder einen Mangel an Lagerkapazitäten, um frühzeitig künftige Lagerprobleme zu vermeiden.

Um professionelle End-2-End-Lösungen zu entwickeln, kann Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der Microsoft Power Platform kombiniert und vernetzt werden. Auch in der Power Platform bietet Microsoft bereits einige integrierte KI-Funktionen an – so auch den Microsoft AI-Builder, der darauf ausgelegt ist, die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren. Der Vorteil der Power Platform – inklusive ihrer Funktionen Power Apps und Power Automate sowie dem AI-Builder – ist, dass der User keine Erfahrung in der Programmierung benötigt. Zum einen kann der User im AI-Builder auf vorgefertigte KI-Modelle zugreifen, die für viele allgemeine Prozesse bereits vorhanden sind. Zum anderen besteht aber auch die Möglichkeit, Modelle zu erstellen, die auf die eigenen Bedürfnisse angepasst sind. Nachdem die Künstliche Intelligenz trainiert wurde, können hiermit simple KI-Lösungen erstellt werden. Beispielsweise kann so über Power Apps eine einfache Anwendung entwickelt werden, die innerhalb von Business Central anzeigt, welche Lieferanten aktuell nicht mehr lieferfähig sind. Mit Power Automate könnte durch den AI-Builder ein Workflow in Business Central erstellt werden, der die Rechnungsfreigabe im gesamten Unternehmen steuert.

Ein Beispiel aus der Praxis: Der intelligente Buchungsprozess

Während eines kürzlich durchgeführten Projektes hat die affinis Gruppe mithilfe von Microsoft Business Central und weiterführenden KI-Funktionen einen intelligenten Buchungsprozess für einen ihrer Bestandskunden erstellt. Ziel des Projektes war es, die bislang durch ein externes Steuerbüro geführte Buchhaltung in die eigene Systemlandschaft zu integrieren, um eine effiziente Digitalisierung und Automatisierung geschäftskritischer Buchungsprozesse zu ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-Lösung eingeführt und an die individuellen Buchhaltungsprozesse des Kunden angepasst. Zudem wurden durch die Kombination mit Power Automate, Power Apps und einer Drittsoftware intelligente Schnittstellen zur automatisierten Rechnungserkennung inklusive eines dazugehörigen Freigabe-Workflows geschaffen.

Alle Rechnungen kann der Kunde nun in Business Central über die Künstliche Intelligenz auslesen lassen, die anschließend mittels Power Apps einen automatisierten Freigabe-Workflow mit dediziertem Rollen- und Berechtigungskonzept einleitet. Dieser löst nach erfolgreicher Freigabe wiederum den Zahlungslauf automatisiert in Business Central aus.

Diese wenigen Beispiele zeigen bereits das große Potenzial der Einbindung der Microsoft KI in Business Central und sind erst der Beginn von vielen zukünftigen Funktionen, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützen können. Wenn Sie erfahren möchten, wie Business Central und bereits heute existierende Microsoft KI-Funktionen auch Ihr Unternehmen voranbringen können, freuen wir uns auf ein Gespräch mit Ihnen.