Erfolgreiche S/4HANA-Einführung: 7 Tipps und Best Practices für Ihr Projekt

Tipp 1: Planung ist alles – ohne eine umfassende IST-Analyse können im Projektverlauf große Herausforderungen auftreten

Bevor Ihr S/4HANA-Einführungsprojekt überhaupt starten sollte, ist eine IST-Analyse der eigenen IT-Architektur und Geschäftsprozesse unabdingbar. Die IST-Analyse ist nicht nur für eine akkurate Budget-, Zeit- und Ressourcenplanung von Bedeutung, sondern legt auch den Grundstein für ein optimales Risikomanagement und alle Optimierungspotenziale. Nur, wenn die eigenen, im ERP abgebildeten, Geschäftsprozesse und die ganzheitliche Systemlandschaft vor der S/4HANA-Einführung verstanden werden und darauf basierend ineffiziente Prozesse, veraltete Systeme und redundante Aktivitäten identifiziert sind, können individuelle Optimierungsmöglichkeiten entwickelt werden. Aus eigener Erfahrung können wir bestätigen: Wenn Unternehmen es innerhalb der IST-Analyse versäumen, alle elementaren Begebenheiten zu beleuchten und aufzunehmen, werden sich in jedem Falle Zeit- & Budgetverschiebungen innerhalb des geplanten Projektes ergeben. Setzen Sie also unbedingt ein großes Augenmerk auf die Bestandsaufnahme – mit Hilfe von erfahrenen SAP-Berater:innen entsteht daraus kein Wasserkopf, sondern kann mit einem schlanken Team gut begleitet und zügig umgesetzt werden.

Tipp 2: Wissen, wo es hin geht – mit gezielten Analysen und Expertise zum Ziel

Vielen Unternehmen sind die konkreten, individuellen Vorteile und Potenziale von S/4HANA gar nicht genau bewusst. Mit der richtigen Herangehensweise bei der Erstellung des SOLL-Konzeptes können diese jedoch für alle Stakeholder greifbar gemacht werden. Diese individuelle Darstellung hilft enorm bei der späteren Implementierung und Aktivierung der verschiedenen Stakeholder. Daher sollten Sie bei Ihrem Projektvorhaben auf einen erfahrenen SAP-Implementierungspartner setzen, der die Best Practices kennt und auf Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche eingehen kann. Aus unserer Sicht sind SAP-Beratungen in der Pflicht, Ihnen aufzuzeigen welche konkreten Arbeitspakete zur Erreichung der S/4 Plattform umgesetzt werden müssen und gleichzeitig auch zu demonstrieren, welche weiteren Potenziale die Einführung für Sie bereithält. Dabei können verschiedene Tools wie der Readiness-Check und SAP Process Discovery zum Einsatz kommen. Wir bieten unseren Kunden beispielsweise die Möglichkeit von standardisierten Analysepaketen zu profitieren – abgestimmt auf ihre individuellen Anforderungen und Wünsche. Auf Basis dieser Auswertungen kann genaustens analysiert werden, welche Auswirkungen die S/4HANA-Einführung auf die eigenen Geschäftsprozesse hat, welche Prozesse abgelöst bzw. optimiert werden müssen und welchen individuellen Mehrwert die Transformation für Sie bringt.

Tipp 3: Bei der S/4HANA-Einführung müssen alle Beteiligten auf Augenhöhe zusammenarbeiten

Der Mehrwert einer S/4HANA-Einführung liegt nicht nur auf der dahinterliegenden Technologie, sondern vor allem ganz klar in der zukünftigen Prozessoptimierung. Eine S/4HANA-Einführung ist somit weit mehr als ein reines IT-Projekt. Nur, wenn Management, Fachbereiche, Key-User, IT und externe SAP-Expert:innen auf Augenhöhe zusammenarbeiten, können bestmögliche Ergebnisse erzielt werden. Von Beginn an sollten alle beteiligten Akteure mithilfe von Workshops und transparenter Kommunikation mitgenommen werden – und das nicht nur technologisch, sondern auch prozessual und persönlich. Einer guten und transparenten Projektkommunikation sollte während der gesamten Laufzeit daher große Beachtung geschenkt, Veränderungen transparent aufgezeigt und Mitbestimmungsrechte eingeräumt werden.

Tipp 4: Gelebte Verantwortlichkeiten sind der Grundstein für eine schnelle und optimale Entscheidungsfindung

Die Entscheidungsgeschwindigkeit ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg oder Nicht-Erfolg Ihres S/4HANA-Projektes. Ein häufiges Problem innerhalb von S/4HANA-Einführungen sind fehlende Verantwortlichkeiten. Entscheidungen werden in großen Kreisen diskutiert, weitergereicht und letztendlich kommt es zum Worst Case – es wird nichts entschieden. Unser Tipp: Für jeden Prozess sollte eine – und zwar wirklich nur eine – verantwortliche Person definiert werden – einerseits aus dem Fachbereich als auch der eigenen IT und anderseits des externen Dienstleisters. Nur so können zielgerichtete und schnelle Entscheidungen getroffen werden, um das Beste für Ihr neues S/4-System und somit Ihrer Organisationsentwicklung herauszuholen.

Tipp 5: Der frühzeitige Einbezug der SAP-Basis und aller Drittdienstleister verhindert unangenehme Überraschungen

Zu Beginn des Projektes oftmals in Vergessenheit geraten, parallel jedoch eine der größten Herausforderungen bei der S/4HANA-Einführung: die technischen Anforderungen der neuen Technologie an die eigene IT-Infrastruktur als auch der Schnittstellen zu Drittsystemen. Sind alle eigenen Systeme auf dem neuesten Stand, die für eine S/4HANA-Migration von Bedeutung sind? Sind auch die Systeme der Drittdienstleister darauf ausgerichtet, die neuen Anforderungen von SAP zu erfüllen oder müssen auch hier noch Anpassungen erfolgen? Für ein zukunftsfähiges S/4HANA-System müssen neben der eigenen SAP-Basis auch die Schnittstellen aller angebundenen Dienstleister einbezogen, geprüft, ggf. angepasst und getestet werden. Wird dies nicht frühzeitig durchgeführt und im Gesamtprojekt verankert, können durch solche Hürden nicht nur die Kosten, sondern auch die Dauer des gesamten Projektes deutlich erhöht werden.

Tipp 6: Eine iterative S/4HANA-Einführung ermöglicht weitere Chancen für Ihr Unternehmen

Erwägen Sie eine stufenweise Einführung von S/4HANA, um Risiken zu minimieren und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. Durch die iterative Umsetzung lässt sich nicht nur die Komplexität des Transformationsprojektes reduzieren und somit schnellere Ergebnisse und Nutzen erzielen, sondern auch wertvolle Erkenntnisse sammeln, die zukünftig für weitere Iterationen angewendet werden können und sogar weitere Optimierungspotenziale freigeben. Innerhalb eines Vorprojektes können beispielsweise auch Leitplanken aufgestellt werden, die allen Beteiligten Orientierung für das gesamte Projekt geben. Ebenfalls empfiehlt sich bei der S/4HANA-Einführung eine dedizierte SAP-Projektsystemlandschaft neben dem Wartungssystem aufzubauen, welches unabhängig migriert und getestet werden kann. Nach dem Livegang kann das Projektsystem wieder aufgelöst werden

Tipp 7: Testen ist das A & O – und dabei sollen Fehler gefunden werden

Sowohl auf Kunden- als auch Dienstleisterseite kommt dem Testen bei der S/4HANA-Einführung eine besondere Bedeutung zu. Auch hierbei sind die bereits angesprochenen Verantwortlichkeiten eine Schlüsselrolle. Trotzdem kommt es vor, dass bei der Fehlerfindung eine Art Negativspirale einsetzt: „Warum sind innerhalb der zweiten Testiteration immer noch Fehler enthalten?“, sind typische Sätze eines jeden Projektes. Innerhalb des Projektteams muss ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen werden, dass jede Anpassung am System auch ein neues Fehlerrisiko birgt – vor allem bei einer iterativen Einführung. Dabei sollten wir aus unserer Sicht, den Fokus aber nicht auf das Negative, sondern auf das Positive richten: Jeden Fehler, den wir gemeinsam beim Testen finden, finden wir definitiv nicht mehr in unserem Live-System – und das ist schließlich das Wichtigste für den Erfolg Ihrer S/4HANA-Einführung!

Wir begleiten Sie bei Ihrer S/4HANA-Einführung

Was unsere Erfahrung zeigt: Typische Stolpersteine bei der S/4HANA-Einführung sind meist nicht technologische Herausforderungen, sondern aufgrund organisatorischer Natur und durch die Unterschätzung der Komplexität des Gesamtvorhabens bedingt. Fehlende Berechtigungen und Zugänge, unklare Verantwortlichkeiten, mangelhafte Kommunikation und langsame Entscheidungen sind klassische Zeit-, Ressourcen- und Budgetfresser eines jeden S/4HANA-Einführungprojektes. Unsere SAP-Expert:innen geben Sicherheit auf Ihrem Weg zu S/4HANA – von der IST-Analyse über ein sinnvolles Scoping bis hin zum  Go-Live. Dabei fühlen wir uns nicht nur für die technologische Umsetzung, sondern auch für Ihre gesamte Organisationsentwicklung zuständig.

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